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RGPD : Les durées de conservation lors d’une prospection directe en BtoB

Le RGPD définit les durées de conservation comme les durées pendant lesquelles les données sont conservées pour réaliser un traitement. Le terme durée de conservation apparait alors comme un abus de langage, il faut plutôt parler de durée de traitement.
Les personnes doivent être informées, au moment de la collecte de leurs données, entre autres de la finalité du traitement et de la durée qui en découle.

La réponse au sondage : Quelle est la durée maximale de conservation
des données dans le cadre d’une prospection directe en BtoB ?

À l’occasion d’un sondage réalisé le 21 décembre dernier sur notre page LinkedIn, nous vous avons demandé quelle est la durée maximale de conservation des données, dans le cadre d’une prospection directe en BtoB, à compter de l’enregistrement du contact en base de données ou de la dernière prise de contact à l’initiative du prospect.
Vous avez été forts ! Sur 196 votants, 61% d’entre vous ont voté 3 ans. Les autres propositions étaient 1 an ou 10 ans.

3 ans est effectivement une bonne réponse ; c’est une durée qui est recommandé par la CNIL dans son référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales. Néanmoins, la réponse doit être nuancée ; toutes les propositions de notre sondage peuvent être correctes. La durée peut être prolongée ou réduite en fonction des besoins de l’entreprise et à condition que ce choix soit justifié.
Cependant, à partir du moment où la personne exerce son droit d’opposition, ses données ne peuvent plus être utilisées.

Qu’est-ce que le cycle de vie d’une donnée ?

Le cycle de vie d’une donnée correspond à 3 étapes : la base active, l’archivage et la fin de vie.
Concrètement, la base active est la période durant laquelle les données sont utilisées couramment pour réaliser la finalité du traitement.Le responsable du traitement doit justifier que cette durée correspond à l’objectif poursuivi par le traitement.
Ensuite, vient l’étape d’archivage, celle-ci n’est pas systématique. Elle doit également poursuivre une finalité et être justifiée par exemple à des fins statistiques ou historiques.
La dernière étape est la fin de vie de la donnée. Elle doit être définie en amont de la collecte. Les données peuvent être anonymisées ou supprimées définitivement.
Pour imager, la base active peut correspondre aux dossiers stockés dans un bureau, ceux qui sont utilisés de manière courante. L’archivage des données est l’équivalent des dossiers organisés en archives. Ils restent potentiellement utiles mais ne sont plus consultés couramment. Ils sont rangés de façon à être distingués des dossiers d’utilisation courante et ne sont pas accessibles par tous. Enfin, la fin de vie de la donnée correspond à la destruction des documents une fois qu’ils ne sont plus utiles.

Mission RGPD et les durées de conservation

Les durées de conservation, est un sujet complexe qui mérite d’être traité plus en détail. Afin de trouver plus d’information à ce sujet, retrouvez le replay de notre webinaire : « Durées de conservation et RGPD : 45 min
pour tout comprendre ».

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