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7 raisons d’utiliser un logiciel RGPD

par Mai 13, 2020Métier

Sommaire de l’article sur les 7 raisons d’utiliser un logiciel RGPD

  • Economiser du temps et optimiser les coûts 
  • Impliquer les collaborateurs dans le processus de mise en conformité 
  • Faciliter la tenue du registre des traitements 
  • L’accountability renforcée 
  • Faciliter les contrôles 
  • Une identification des risques 
  • Une meilleure gestion centralisée des données 

Le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD est effectif depuis le 25 mai 2018. Il a pour but de mieux protéger les informations personnelles et de responsabiliser les organisations quant aux risques qu’elles encourent. L’utilisation d’un logiciel RGPD est primordiale pour toute organisation qui veut être conforme. 

Pour quelles raisons un logiciel de gouvernance est-il indispensable une mise en conformité face au RGPD ? 


Economiser du temps et optimiser les coûts 

Une plateforme permet d’avoir une protection des données personnelles plus efficace notamment grâce à des procédures et workflow déjà existant dans l’interface. Les collaborateurs peuvent ainsi être informés qu’ils doivent directement interagir sur la plateforme, plus besoin de les relancer sans cesse par mails ou téléphone. 

Impliquer les collaborateurs dans le processus de mise en conformité 

Une plateforme a également l’avantage de pouvoir sensibiliser les collaborateurs et de les intégrer dans les processus nécessaires. Par exemple, un DRH va pouvoir saisir et visualiser directement les traitements de son service. Il y a donc également une notion de responsabilisation sur les pratiques de traitement de données. 

Faciliter la tenue du registre des traitements 

Une des obligations du RGPD est la tenue du registre des traitements. Il s’agit d’un référencement des activités de l’entreprise qui utilisent des données personnelles. La mise en place d’une plateforme permet de guider les collaborateurs dans la saisie d’une fiche de traitement (documents de références, modèles de traitements, explication de la terminologie…). 

La technologie de workflow permet également de séparer les rôles (responsable de traitement, DPO…) et d’éviter ainsi les conflits d’intérêts. 

L’accountability renforcée 

Utiliser une plateforme de gouvernance RGPD permet aux acteurs d’identifier directement les écarts de conformité ou non-conformité. Par exemple, si aucun référentiel de durée de conservation n’a été créé, il faudra assigner une action aux personnes concernées pour mettre en place ces durées. 

Se servir d’une plateforme est aussi un plus pour garder une trace de tout l’historique des opérations effectuées. 

Article à lire : qu’est-ce que l’accountability RGPD ?

Faciliter les contrôles 

Un logiciel permet d’avoir une vue d’ensemble pour le DPO et les prestataires sur les différents processus dans l’organisation et ainsi de contrôler les données renseignées dans les différentes applications de l’organisation et de détecter les éventuelles données sensibles dans les différents traitements de données afin d’en améliorer la sécurité. 

De plus, une démonstration des documents auprès des autorités de contrôle est facilitée grâce aux différents exports possible. 

Une identification des risques 

Grâce à un logiciel RGPD, vous aurez la possibilité d’identifier les risques sur les différents traitements. Ces traitements à risque doivent faire l’objet d’une analyse d’impact (PIA). Assurez-vous que le logiciel choisi vous permette de réaliser ces analyses. Vous aurez ainsi un logiciel complet vous permettant de traiter tous les processus du RGPD. 

Une meilleure gestion centralisée des données 

Un logiciel vous permettra de centraliser toutes les informations relatives aux données personnelles de l’organisation. Ce guichet unique de gouvernance évitera la perte d’informations possible due à l’utilisation de multiples canaux. Tous les processus concernant le RGPD et les données personnelles se retrouveront dans la plateforme. 

choix logiciel RGPD

Article écrit par notre Product Manager Thibaut Vergne

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